Dino PR/PO · Stage 1

Một dự án đi từ đầu đến khi chi tiền như thế nào

Sơ đồ đọc từ trên xuống theo mũi tên. Mỗi bước ghi rõ ai làm (màu + chức danh) và làm gì. Các bước 7–13 lặp lại cho mỗi lần thanh toán.

Chức danh: AD = Account Director (chủ dự án) · SAM = Senior Account Manager · AM = Account Manager · SAE/AE = (Senior) Account Executive · MD = Managing Director (Nadia) · FIN = Finance (Trang) · CEO = Brandy.
Từ viết tắt: PO = đơn đặt hàng nhà cung cấp · PR = đề nghị chi tiền · GR (nghiệm thu) = xác nhận đã nhận đúng hàng/việc · P&L = kế hoạch lãi/lỗ.
AD — chủ dự án SAM / AM / SAE / AE Creative Lead MD — Nadia FIN — Trang CEO — Brandy
1

Mở dự án

MD rồi Finance — chạy một lần
Bước 1AD

Tạo dự án & khai ngân sách trần

Chỉ AD mở dự án và khai mức chi thuê ngoài tối đa (baseline) — trần cho toàn bộ đơn hàng sau này.

Bước 2MD — Nadia

Duyệt kế hoạch lãi/lỗ (P&L)

Nadia duyệt bức tranh tài chính của dự án trước.

↩︎Nếu từ chối: quay lại Bước 1 để AD sửa.
P&L đã duyệt
Bước 3FIN — Trang

Duyệt kế hoạch thanh toán → dự án chạy

Sau khi MD duyệt P&L, Finance duyệt kế hoạch thanh toán. Cả hai xong dự án mới chính thức chạy.

2

Lập đơn đặt hàng (PO)

Chuẩn bị nhà cung cấp cho dự án
Bước 4AD & SAM

Tạo PO cho nhà cung cấp

AD hoặc SAM mở PO — một nhà cung cấp, hoặc một "rổ" gồm nhiều freelancer trong cùng một PO.

Bước 5AD · MD nếu ≥250tr

Duyệt PO về mặt nghiệp vụ

AD duyệt; PO từ 250 triệu trở lên phải do Nadia (MD) duyệt. Bắt buộc P&L của dự án đã được MD duyệt trước đó.

↩︎Nếu từ chối: quay lại Bước 4 để sửa.
Đã duyệt nghiệp vụ
Bước 6FIN — TrangBắt buộc · mọi PO

Mở PO để nhận hồ sơ

Chưa chi tiền ở bước này — Finance chỉ mở kênh nộp hồ sơ. Mọi PO đều phải qua đây (dù nhỏ dưới 250tr hay rổ freelancer); PO chưa được Finance mở thì không ai nộp hồ sơ hay tạo đề nghị chi được.

3

Mỗi lần thanh toán (theo mốc)

3 mốc: Tạm ứng · Tiến độ · Cuối — lặp bước 7→13 cho từng lần
Bước 7Nhà cung cấp / AE-SAE

Nộp hồ sơ theo mốc

Hoá đơn + chứng từ cho lần thanh toán này. Nhà cung cấp công ty nộp qua link riêng; freelancer thì AE/SAE nộp giúp nội bộ.

Bước 8Nghiệm thu (GR)

Nghiệm thu hồ sơ — ai duyệt tùy loại chi

Xác nhận đã nhận đúng hàng/việc:

Riêng mốc Tạm ứng bỏ qua bước này (vì trả trước).

↩︎Chưa đạt: trả lại Bước 7 để nộp bổ sung. · Nếu người đáng lẽ nghiệm thu lại là người đã tạo/duyệt khoản đó → tự leo lên cấp cao hơn (cuối cùng MD chốt).
Đạt
Bước 9SAM · AM · SAE · AE

Tạo đề nghị chi (PR)

Gắn đúng người nhận tiền (payee). Hệ thống tự kiểm khớp 3 chiều (PO – hồ sơ – hoá đơn) và ngân sách.

↩︎Vượt ngân sách: tự trả lại → sửa PO → Nadia duyệt lại (nâng hạn mức).
Bước 10AD · MD nếu vượt ngưỡng

Duyệt chi

AD duyệt khoản chi. Lên Nadia (MD) khi vượt ngưỡng theo nhóm chi: quà tặng ≥50tr · freelance/công tác phí ≥100tr · còn lại ≥250tr (hoặc gộp cùng một nhà cung cấp trong 60 ngày ≥250tr). Chi hộ (pass-through) luôn do Nadia duyệt.

↩︎Nếu từ chối: quay lại Bước 7 để nộp lại.
4

Chi tiền

Finance chốt → Brandy chuyển khoản
Đã duyệt chi
Bước 11FIN — TrangBắt buộc · mọi PR

Duyệt chi & tạo lệnh chuyển (một chạm)

Finance chốt lần cuối và tạo luôn lệnh chuyển khoản trong cùng thao tác, rồi gửi sang Brandy. Mọi khoản chi đều phải qua Finance — kể cả tạm ứng, khoản nhỏ, hay chi cho từng freelancer trong rổ.

⏸Finance có thể Giữ lại hoặc Từ chối nếu chứng từ chưa ổn (áp dụng cho cả duyệt PO ở Bước 6).
Đã gửi lệnh chuyển
Bước 12CEO — Brandy

Chuyển khoản

Brandy thực hiện chuyển tiền cho người nhận.

Bước 13CEO — Brandy

Đã chi ✓

Brandy xác nhận đã chuyển tiền — khoản thanh toán hoàn tất và được ghi nhận.

↺Còn mốc thanh toán khác? — Lặp lại từ Bước 7.
Finance (Trang) — vừa xem hết vừa là cửa bắt buộc: xem được toàn bộ Dự án / PO / PR, và là cửa ra tiền ở 3 nơi: ① duyệt kế hoạch thanh toán mở dự án (Bước 3) · ② mở PO nhận hồ sơ (Bước 6) · ③ duyệt chi + tạo lệnh chuyển (Bước 11). Không có ngoại lệ — mọi PO và mọi PR đều phải qua Finance.
CEO (Brandy) duyệt gấp: có thể bỏ bước duyệt AD/MD (Bước 10) và đi thẳng tới ra lệnh chi — nhưng Finance vẫn là người tạo lệnh chuyển, và các kiểm tra chống trùng vai (SoD) vẫn giữ.
HR (Nguyệt, Trang Bùi) — chỉ xem: xem được toàn bộ Dự án / PO / PR như Finance để soạn hợp đồng, nhưng không bấm duyệt / chi (hệ thống chặn ở máy chủ).
Các chốt kiểm soát chạy ngầm: ① Một người không được giữ 2 vai (nộp / nghiệm thu / duyệt / chuyển tiền) trên cùng một khoản. ② Ngân sách 3 tầng (mốc ≤ PO ≤ trần dự án). ③ Ngưỡng lên MD theo nhóm chi (quà 50tr · freelance/travel 100tr · còn lại 250tr) + gộp vendor 60 ngày ≥250tr. ④ Chưa gán Creative Lead thì không nộp được hồ sơ việc sáng tạo. ⑤ Vừa onboard nhà cung cấp dưới 30 ngày → cảnh báo (không chặn).